Polska ma czas do 17 grudnia 2021 roku na wdrożenie Dyrektywy UE 2019/1937, potocznie nazywanej „dyrektywą o ochronie sygnalistów”. Do przygotowania polskich regulacji w tym zakresie wyznaczone zostało Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii.
Celem dyrektywy jest wzmocnienie ochrony osób zgłaszających wszelkie nieprawidłowości, zarówno w sektorze publicznym jak i prywatnym. Ustawowa ochrona prawna sygnalistów ma spowodować, że osoby posiadające wiedzę na temat nadużyć, korupcji czy wszelkich innych negatywnych zjawisk, chętniej niż do tej pory będą o tym informować. Pozwoli to szybciej reagować i zapobiegać nadużyciom i przestępstwom, co będzie miało oczywisty pozytywny skutek dla interesu publicznego.
Aby osiągnąć ten cel dyrektywa nakłada szereg obowiązków na podmioty sektora publicznego, ale również na sektor prywatny. W efekcie wszystkie firmy zatrudniające powyżej 50 pracowników będą miały obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów do anonimowego zgłaszania nieprawidłowości oraz wdrożenia odpowiednich procedur co do działań następczych.
Nie jest to jednak obowiązek „papierowy” czy „wirtualny” – nie wystarczy bowiem napisać procedurę i udostępnić pracownikom skrzynkę e-mail, na którą mają kierować zgłoszenia. Przepisy dość szczegółowo wskazują jakie wymogi musi spełniać system dla sygnalistów:
- procedury przyjmowania zgłoszeń muszą zapewniać anonimowość osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której ewentualnie zgłoszenie dotyczy,
- należy zapewnić warunki uniemożliwiające uzyskanie dostępu do zgłoszenia nieupoważnionym członkom personelu,
- należy potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania,
- należy wyznaczyć bezstronną osobę do kontaktu ze zgłaszającym i podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniem,
- w terminie nie dłuższym niż trzy miesiące należy przekazać osobie zgłaszającej informacje na temat czynności podjętych w wyniku otrzymania zgłoszenia i rezultatu, jaki przyniosły,
- należy zapewnić wszystkim członkom personelu łatwo dostępne informacje na temat procedur i sposobu dokonywania zgłoszeń.
Ochrona sygnalisty przewidziana przez dyrektywę polega na zakazie wszelkich form odwetowych, a w szczególności na zakazie zwolnienia, zawieszenia lub skierowania na przymusowy bezpłatny urlop, degradacji lub odmowy awansu, zmiany miejsca lub godzin pracy, itp.
Jeśli sygnalista poniesie szkodę w wyniku dokonania zgłoszenia, zachodzi domniemanie, że szkoda ta powstała w wyniku działań odwetowych. Taka sytuacja w znaczny sposób ułatwia dochodzenie odszkodowania.
Czasu na przygotowanie się jest coraz mniej. Odpowiednie wdrożenie i przygotowanie może być skomplikowane – zwłaszcza dla mniejszych firm, które nie posiadają rozwiniętych działów prawnych, a o kwestiach związanych z compliance nikt poważnie do tej pory nie myślał.
Z pomocą przychodzą profesjonalne podmioty, które sprawnie i kompleksowo zajmą się całym procesem. Oferują one przygotowanie procedur i udostępnienie pracownikom różnych kanałów zgłoszeniowych (telefon, e-mail, narzędzie on-line), przeszkolenie kadry zarządzającej, szkolenia pracowników, kampanie informacyjne i nadzorowanie funkcjonowania systemu. Najczęściej taka usługa jest opłacana abonamentowo, a jej miesięczny koszt jest niewielki w porównaniu do potencjalnych kosztów braku takiego systemu.
Dodatkowo warto zwrócić uwagę na to, że sprawnie funkcjonujący system do zgłaszania nieprawidłowości, oprócz zapewnienia zgodności z przepisami prawa, może przynieść firmie także wiele innych korzyści, takich jak:
- ochrona przed stratami – sprawna identyfikacja wewnętrznych problemów pozwala uniknąć strat finansowych, wizerunkowych i konsekwencji prawnych,
- lepsze zarządzanie – dostęp do wiedzy na temat negatywnych zjawisk pozwala szybko podejmować kluczowe decyzje i zapobiegać eskalacji problemów,
- prewencyjne działanie – już samo funkcjonowanie systemu w organizacji sprawia, że pracownicy zachowują wyższe standardy pracy,
- przyjazne środowisko pracy – pracownicy czują się bezpiecznie, bo wiedzą, że w ich firmie nie toleruje się niewłaściwego zachowania. W prosty sposób mogą poinformować pracodawcę o wszelkich przejawach niesprawiedliwego lub dyskryminującego zachowania,
- dobry wizerunek – firma korzystająca z takich rozwiązań pokazuje tym samym, że chce działać w sposób przejrzysty i odpowiedzialny. Ma to bardzo pozytywny wpływ na to, jak oceniają ją klienci, kontrahenci i inwestorzy.
Nowe przepisy mają zacząć obowiązywać 17 grudnia 2021 roku. Wtedy obowiązkami opisanymi wyżej zostaną objęte firmy zatrudniające od 250 pracowników. Z kolei mniejsze podmioty (50-249 pracowników) będą miały na przygotowanie się dwa lata więcej.
Autor: Jakub Niemoczyński – Dyrektor Generalny SafeLink Sp. z o.o.