W ostatnim czasie dostajemy wiele zapytań na temat funkcjonalności naszego systemu. Poniżej znajdziecie Państwo kompletny i aktualny opis wszystkich dostępnych opcji. Jest to instrukcja obsługi zarówno dla zgłaszających jaki i dla osób nadzorujących działanie systemu, w imieniu pracodawcy.
Nasza aplikacja ciągle się rozwija, zawdzięczamy to użytkownikom systemu, czyli naszym klientom. Bierzemy pod uwagę wszystkie propozycje zmian i ciągle staramy się wprowadzać nowe użyteczne funkcje. Jedyną granicą w tym rozwoju jest dbałość o to, żeby aplikacja SafeLink pozostała narzędziem łatwym w obsłudze, a jej funkcjonalności zapewniały prowadzenie całego procesu w zgodzie ze wszystkimi obowiązującymi (i nadchodzącymi) przepisami prawa oraz „dobrymi praktykami”. W związku z powyższym, będziemy aktualizować ten tekst, przy każdej zmianie i każdej nowej opcji. Czytając poniższe instrukcje macie Państwo pewność, że opisywane funkcje są aktualne.
Instrukcja dla pracowników – Jak korzystać z kanałów zgłoszeniowych
Aplikacja on-line SafeLink
Zgłoszenie przez aplikację jest najłatwiejsze i daje najwięcej możliwości sygnaliście.
Formularz zgłoszeniowy jest intuicyjny i prowadzi zgłaszającego krok po kroku.
Skrupulatne wypełnienie daje gwarancję, że zgłoszenie będzie merytoryczne, a to ułatwi postępowanie wyjaśniające.
Zgłoszenie tym sposobem daje też sygnaliście możliwość monitorowania sprawy, otrzymywania informacji zwrotnych oraz utrzymywania kontaktu z osobami nadzorującymi.
Zgłoszenie:
Wszystkie osoby uprawnione do korzystania z wewnętrznego systemu zgłoszeń u danego pracodawcy logują się do formularza zgłoszeniowego w tym samym miejscu używając tych samych danych do logowania.
Instrukcja:
- Kliknij przycisk Dokonaj zgłoszenia
- Wpisz Login i Hasło
- Zaakceptuj regulamin i potwierdź, że nie jesteś robotem.
- Wybierz kategorię zgłoszenia – nie martw się, jeśli żadna nie pasuje, zaznacz po prostu Inne. Brak odpowiedniej kategorii w tym miejscu nie oznacza, że nie możesz dokonać zgłoszenia.
- Wypełnij formularz – odpowiedz na wszystkie pytania i bardzo dokładnie opisz sytuację, którą zgłaszasz
- Do zgłoszenia możesz załączyć plik tekstowy, zdjęcie, czy video
- Podaj swoje dane lub zaznacz opcję anonimowości
- Następnie wygenerowane zostaną indywidualne dane dostępowe do Twojego zgłoszenia.
WAŻNE: To jedyny moment, kiedy te dane są dostępne. Jeśli je utracisz nie będzie możliwości ich odzyskania.
Monitorowanie zgłoszenia
Dzięki tej opcji sygnalista może kontrolować co się dzieje w jego sprawie i utrzymywać kontakt z osobami nadzorującymi system w imieniu pracodawcy. To tutaj może się zapoznać ze wszystkimi informacjami zwrotnymi na temat działań następczych podjętych na skutek jego zgłoszenia. W materiałach szkoleniowych dla pracowników należy namawiać do korzystania z tej opcji. Aktywna postawa zgłaszającego i współpraca przy postępowaniu wyjaśniającym jest niezbędna do sprawnego przeprowadzenia całego procesu i podjęcia adekwatnych działań naprawczych.
Instrukcja:
- Kliknij przycisk – Sprawdź status zgłoszenia
- Wpisz numer i pin zgłoszenia, które otrzymałeś po dokonaniu zgłoszenia
- W panelu zgłoszenia:
- masz dostęp do treści swojego zgłoszenia
- widzisz status zgłoszenia nadany przez osoby nadzorujące system
- Zgłoszenie przyjęte – oznacza, że osoby nadzorujące zapoznały się z Twoim zgłoszeniem i rozpoczęły proces wstępnej weryfikacji zgłoszenia
- Sprawa w toku – Na tym etapie prowadzone jest postępowanie wyjaśniające
- Sprawa zamknięta – Postępowanie zakończyło się
- Moduł Wiadomości to Twoja platforma komunikacji z pracodawcą.
- Możesz z niego korzystać nawet, jeśli chcesz pozostać anonimowy.
- Do każdej wiadomości możesz załączyć plik tekstowy, zdjęcie lub wideo.
Zgłoszenie telefoniczne
Instrukcja:
- Zgłoszenia dokonuje się pod wskazanym numerem telefonu
- Zgłoszenie polega na nagraniu wiadomości głosowej
- Na początku nagrania należy podać Login i Hasło – takie same jak przy logowaniu do aplikacji
- Jeśli nie podasz tych danych Twoje zgłoszenie nie trafi do pracodawcy!
- Pracodawcy przekazywany jest tylko zapis tekstowy z Twojego nagrania.
- Podczas nagrywania wiadomości postaraj się mówić wyraźnie i niezbyt szybko.
- System nie przekaże pracodawcy informacji na temat numeru, z którego przyszło połączenie – informacje te nie są też nigdzie ewidencjonowane
- Jeśli chcesz, żeby nadzorujący system utrzymywali z Tobą kontakt, musisz podać dane kontaktowe.
- Jeśli nie podasz danych kontaktowych, ani swoich danych osobowych, nadzorujący nie będą mieli możliwości przekazać Ci jakichkolwiek informacji zwrotnych.
- Korzystając ze zgłoszenia telefonicznego nie będziesz miał też możliwości monitorowania swojej sprawy za pomocą aplikacji on-line SafeLink.
- Korzystaj z tego kanału zgłoszeniowego tylko w wyjątkowych przypadkach.
- Jeśli masz możliwość to skorzystaj z aplikacji on-line SafeLink
Zgłoszenie przez e-mail
Instrukcja:
- Zgłoszenia dokonuje się pisząc na wskazany adres e-mail
- W treści należy podać Login i Hasło – takie samo jak przy logowaniu do aplikacji.
- Jeśli nie podasz tych danych Twoje zgłoszenie nie trafi do pracodawcy!
- Pracodawcy przekazywana jest tylko treść zgłoszenia
- System nie przekazuje informacji na temat adresu e-mail, z którego przyszło zgłoszenie – informacje te nie są też nigdzie ewidencjonowane
- Tylko podanie danych osobowych i preferowanej formy kontaktu w treści wiadomości, pozwoli osobom nadzorującym na kontakt ze zgłaszającym.
- Korzystając ze zgłoszenia przez e-mail nie będziesz miał też możliwości monitorowania swojej sprawy za pomocą aplikacji on-line SafeLink
- Korzystaj z tego kanału zgłoszeniowego tylko w wyjątkowych przypadkach.
- Jeśli masz możliwość to skorzystaj z aplikacji on-line SafeLink
Panel pracodawcy – opis funkcjonalności
Wersje językowe
System jest przygotowany w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej.
Wyboru wersji, należy dokonać przed zalogowaniem.
Ważne: System nie tłumaczy treści wpisywanych przez zgłaszających, czy osoby obsługujące system. Wszystkie funkcje i opisy będą się wyświetlały w wybranym języku, ale już wiadomości i treść samego zgłoszenia, zawsze w języku, w którym zostały napisane.
Panel pracodawcy – Rejestr zgłoszeń
Każdy z widocznych w panelu prostokątów to oddzielne zgłoszenie.
Widok ogólny zgłoszenia zawiera:
- Numer zgłoszenia
- Datę i godzinę utworzenia
- Kategorię zgłoszenia
- Status zgłoszenia i możliwość jego zmiany
- Skrócony podgląd treści
Dodatkowo może zawierać:
- Informację o tym, że zgłoszenie zostało dokonane za pomocą telefonu lub e-maila
- Powiadomienie o nowej wiadomości od zgłaszającego
- Powiadomienie o koniecznosci podjęcia działań w związku z upływającymi termianmi
Wszystkie zgłoszenia można filtrować przez kategorie i statusy.
Pobieranie Raportu
Po wybraniu okresu czasu i wciśnięciu przycisku Pobierz Raport, system stworzy plik w formacie xls., które będzie zawierał następujące informacje dotyczące zgłoszeń:
- Numer
- Kategoria
- Status
- Data utworzenia
- Data zakończenia
- Informacja, o tym czy zgłoszenie było anonimowe
Opcja ta jest wykorzystywana w celu przygotowania sprawozdania dla Zarządu.
WAŻNE: Raport nie zawiera, żadnych danych osobowych, nawet jeśli zostały podane przez zgłaszającego. Nie zawiera też treści samego zgłoszenia.
Status zgłoszenia
- Zgłoszenie przyjęte – nadaje się przy wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
- Sprawa w toku – nadaje się podczas postępowania wyjaśniającego
- Sprawa zakończona – po zakończeniu sprawy
Nadawanie odpowiednich statusów ma ułatwić kontrolę na prowadzynowmi sprawami. Mają one też wpływ na wysyłane przez system powiadomienia.
Kategorie zgłoszeń
Nasze domyślne kategorie zgłoszeń to:
- Kradzież
- Mobbing i dyskryminacja
- Molestowanie seksualne
- Korupcja
- Oszustwo
- Konflikt interesów
- Wykorzystanie sprzętu firmy do celów prywatnych
- Ujawnianie tajemnic firmy
- Inne
WAŻNE: Od decyzji klienta zależy, czy skorzysta z tych kategorii, czy stworzy swoje własne.
Zgłoszenia telefoniczne i przez e-mail
System utworzy zgłoszenie w panelu pracodawcy.
Zgłoszenie zostanie wyraźnie oznaczone jako telefoniczne lub mailowe.
Więcej informacji na ten temat w instrukcji dla pracowników.
Zgłoszenia „własne”
Opcja przydatna w sytuacjach, w których zgłoszenie wpłynie poza systemem SafeLink np. w przypadku gdy sygnalista zgłosi coś osobiście osobom nadzorującym system.
Po wciśnięciu przycisku Dodaj zgłoszenie, sytem przekieruję nas do formularza zgłoszeniowego, identycznego jak ten, z którego korzystają pracownicy.
Formularz trzeba wypełnić na podstawie informacji uzyskanych od sygnalisty.
Na koniec wygeneruje się Numer zgłoszenia i Pin zgłoszenia, które można przekazać sygnaliście, tak żeby ułatwić sobie dalszy kontakt i prowadzić go w bezpieczny sposób.
System oznaczy zgłoszenie jako: Zgłoszenie własne
Konta dla różnych grup osób uprawnionych do dokonywania zgłoszeń
Dajemy możliwość utworzenia innego konta dostępowego dla osób, które nie są pracownikami firmy np. dla kontrahentów, dostawców, czy innych współpracowników.
Wiedza o tym, czy zgłoszenie pochodzi z wewnątrz, czy z zewnątrz firmy ułatwia prowadzenie postępowania wyjaśniającego.
Utworzenie takiego dodatkowego konta jest zasadne tylko w przypadku, gdy dostęp do niego ma duża grupa podmiotów.
Praca na zgłoszeniu
Klikając w numer zgłoszenia wchodzimy do panelu konkretnego zgłoszenia, który zawiera:
- Numer zgłoszenia
- Data utworzenia
- Informacje, czy jest to zgłoszenie własne, telefoniczne, czy mailowe.
- Dane osobowe i kontaktowe zgłaszającego, jeśli nie jest to zgłoszenie anonimowe
- Informacje o tym jaki rodzaj użytkownika dokonał zgłoszenia (Pracownicy, Kontrahenci, Dostawcy)
- Treść zgłoszenia wraz z odpowiedziami na dodatkowe pytania (Patrz instrukcja dla pracowników.)
- Postępowanie wyjaśniające – miejsce, w którym ewidencjonujemy wszystkie czynności podjęte w związku ze zgłoszeniem.
- Wiadomości – platforma komunikacji z sygnalistą
Postępowanie wyjaśniające
To miejsce, w którym należy ewidencjonować wszystkie czynności podjęte w sprawie.
Każda notatka wymaga uzupełnienia pola podpisu, tak żeby była jasność, kto ją umieścił.
Do każdej notatki można dodać plik np. protokół z rozmowy wyjaśniającej lub dokumenty, które są znaczące dla wyjaśnienia sprawy.
Dzięki temu modułowi, wszystkie informacje dotyczące sprawy znajdują się w jednym miejscu.
Wiadomości
- Jest to platforma komunikacji z sygnalistą.
- Zapewnia możliwość kontaktu również ze zgłaszającym, który chce pozostać anonimowy.
- Tutaj można zadać pytania i prosić o dodatkowe wyjaśnienia.
- W tym module przesyła się sygnaliście wszystkie wymagane informacje zwrotne.
- Do każdej wiadomości można załączyć plik tekstowy, zdjęcie, lub wideo.
Powiadomienia systemowe
System wysyła na wskazany adres e-mail następujące powiadomienia:
- Nowe zgłoszenie
- Nowa wiadomość od sygnalisty
- Przypomnienie o upływajacym 7 dniowym terminie na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia
- Przypomnienie o upływajacym 3 miesięcznym terminie na wyjaśnienie sprawy i przekazanie sygnaliści informacji zwrotnych
Wszystkie te powiadomienia pojawiają się w panelu pracodawcy i są widoczne jako alerty na konkretnych zgłoszeniach
Zapraszamy do zapisania się na Bezpłatną konsultację, podczas której zademonstrujemy funkcjonowanie sytemu na żywo! A oprócz tego opowiemy o wymogach prawnych i praktycznych aspektach wdrożenia skutecznego systemu dla sygnalistów.
Bezpłatna Konsultacja