W końcu!
2 kwietnia 2024 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o ochronie sygnalistów! I to jest oczywiście dobra wiadomość, choć trzeba pamiętać, że Polska i Estonia to jedyne państwa członkowskie UE, które jeszcze nie wdrożyły dyrektywy unijnej w tym zakresie. W obliczu kar za opóźnienie w ostatnim czasie odpowiedzialne Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zintensyfikowało pracę nad polskimi przepisami, odbyły się szerokie konsultacje z różnymi zainteresowanymi środowiskami oraz organizacji społecznymi i otrzymaliśmy kolejną wersję projektu. Trzeba tu oddać sprawiedliwość i powiedzieć, że obecny projekt jest zdecydowanie najlepszy ze wszystkich poprzednich, choć oczywiście nadal pozostaje kilka wątpliwości.
Co nowego w projekcie, który za chwilę trafi pod obrady Sejmu?
Sygnalista
Dobre zmiany już w tytule ustawy. Po raz pierwszy ustawodawca wprowadza termin Sygnalista, zastępując nim „osoby zgłaszające naruszenia prawa”. Jest to zmiana bardzo znacząca, Sygnalista na dobre już zagościł w naszym języku i całe szczęście, bo jest to chyba jedyne pozytywne określenie osób, które informują o naruszeniach prawa. Wszystkie dotychczasowe nazwy budziły skojarzenia jednoznacznie negatywne, a samo zgłaszanie opisywały jako proceder godny potępienia i wywodziły się z gwary więziennej lub nomenklatury szpiegowskiej. Donosiciel, konfident, kolaborant, kabel, kapuś, szpieg, agent, wtyka… można by jeszcze długo wymieniać. W odróżnieniu od tych wszystkich określeń, Sygnalista oznacza osobę, która dokonuje zgłoszenia w dobrej wierze i ze szlachetnych pobudek, w imię dobra publicznego.
Korupcja i naruszenia prawa pracy
Kolejna pozytywna zmiana to rozszerzenie katalogu przedmiotowego o naruszenia mające znamiona korupcji. Brak tej kategorii w poprzednich projektach był zupełnie niezrozumiały. Korupcja jest najpoważniejszą patologią stosunków gospodarczych i stanowi poważne zagrożenie dla stabilności gospodarki oraz uczciwej konkurencji. Jej szkodliwe skutki są wielopłaszczyznowe i dotykają zarówno przedsiębiorstwa, jak i całe społeczeństwo. Dlatego ustawodawcy powinno szczególnie zależeć na tym, żeby motywować sygnalistów do zgłaszania wszelkich przypadków korupcji.
Do katalogu dodano również naruszenia związane z prawem pracy i całe szczęście, bo jest to kategoria szczególnie ważna dla nas wszystkich. Wcześniej proponowano sytuację, w której pracownik ma prawo zgłaszać naruszenia dotyczące m.in.: „rynku wewnętrznego UE” oraz „bezpieczeństwa sieci”, a to co go naprawdę dotyka, czyli naruszenie praw pracowniczych, już nie. Dzięki tej zmianie będzie też dużo łatwiej wytłumaczyć sens wprowadzanych rozwiązań.
Dodatkowo pracodawca w ramach Procedury zgłoszeń wewnętrznych może przewidzieć możliwość zgłaszania wszelkich innych naruszeń obowiązujących regulacji i polityk wewnętrznych. Szczerze wszystkich do tego namawiamy. Pracodawca może jedynie na tym skorzystać, pierwszy dowie się o problemach występujących w jego przedsiębiorstwie i będzie mógł odpowiednio zareagować zanim wiedza na ten temat stanie się publiczna.
Pracodawca może też zdecydować, czy dopuścić możliwość zgłoszeń anonimowych i do tego też gorąco namawiamy. Wiele zgłoszeń nie dojdzie skutku, jeśli sygnalista nie będzie mógł być anonimowy, a obawa o to, że anonimowość spowoduje zalew niepoważnych i fałszywych zgłoszeń nie potwierdza się w praktyce.
Ochrona sygnalisty
Ochrona przysługuje sygnaliście od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że ma przekornie o tym, że informacje, które przekazuje są prawdziwe i dotyczą naruszenia prawa.
Ochronę tę ma zapewnić m.in. całkowity zakaz działań odwetowych, projekt zawiera cały katalog takich przykładowych działań, ale można go podsumować w skrócie: W stosunku do sygnalisty, w związku z jego zgłoszeniem, nie można podejmować działań polegających na niesprawiedliwym lub niekorzystnym traktowaniu.
Kolejną wprowadzoną zmianą jest przyznanie prawa do odszkodowania dla sygnalisty wobec, którego dopuszczono się jednak działań odwetowych. Wartość odszkodowania została określona jako nie niższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie. Trzeba jednak pamiętać, że dodatkowo osoby dopuszczające się działań odwetowych mogą spodziewać się sankcji karnych w postaci kary grzywny, ograniczenia wolności lub kary pozbawienia wolności do lat dwóch, a w skrajnych przypadkach do lat 3.
Kiedy i kto?
Wszystko wskazuje na to, że Ustawa ma szansę zostać uchwalona przez Sejm w ciągu najbliższych kliku miesięcy, a zacznie obowiązywać po trzech miesiącach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Oznacza to, że pracodawcy mają coraz mniej czasu na przygotowania.
A o jakich pracodawców chodzi?
Ustawie podlegają pracodawcy, na rzecz których pracę wykonuje co najmniej 50 osób. Wlicza się w to pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Obowiązki pracodawców
Wypełnienie wszystkich obowiązków nałożonych przez Ustawę wymaga planowania i desygnowania zasobów osobowych i finansowych. Konsekwencje opóźnienia lub nieodpowiedniego wykonania mogą być bardzo surowe.
Najważniejsze obowiązki pracodawcy to:
- Przyjąć Procedurę zgłoszeń wewnętrznych – jest podstawowy dokument opisujący sposób dokonywania i obsługi zgłoszeń.
- Zapewnić ochronę sygnaliście – ochronę przed działaniami odwetowymi, ale również ochronę tożsamości i danych osobowych wszystkich osób wymienionych w zgłoszeniu i biorących udział w wyjaśnianiu sprawy
- Prowadzić rejestr zgłoszeń – rejestr musi spełniać konkretne wymogi ustawowe
- Stworzyć bezpieczne kanały zgłoszeniowe – przynajmniej ustne i pisemne
- Wyznaczyć jednostkę organizacyjną lub osoby do przyjmowania i obsługi zgłoszeń – do wykonywania tych zadań potrzebne jest gruntowne przygotowanie, gdyż wiąże się z tym realna odpowiedzialność.
- Prowadzić czytelną komunikację do pracowników na temat ich praw i obowiązków związanych z funkcjonowaniem systemu zgłoszeniowego.
Nasz cel
SafeLink to nie tylko narzędzie on-line, formularz zgłoszeniowy i panel pracodawcy… Naszym celem jest dostarczenie klientom kompletnego i skutecznego systemu dla sygnalistów. Aktywnie włączamy się w projektowanie systemu, przygotowania i wdrożenie, a następnie wspieramy w procesie obsługi zgłoszeń. Dostarczamy niezbędne dokumenty, przeprowadzamy szkolenia i prowadzimy komunikację do pracowników. Organizujemy kanały zgłoszeniowe i rejestr zgłoszeń. Brzmi to wszystko skomplikowanie, ale wypracowane metody i doświadczenie pozwalają nam zagwarantować, że system stanie się w pełni funkcjonalny, w mniej niż miesiąc. Oczywiście dużo zależy tu od zaangażowania ze strony klienta.
Zapraszamy do kontaktu i bezpłatnej konsultacji:
Autor: Jakub Niemoczyński – Radca Prawny, Compliance Expert, Dyrektor Generalny SafeLink