SafeLink to innowacyjny system komunikacji między członkami organizacji, a kierownictwem. Jego główną cechą jest pełna anonimowość. Pracownicy każdego szczebla mogą bez obaw zgłaszać wszelkie nieprawidłowości, nadużycia, czy nieodpowiednie zachowania swoich kolegów i przełożonych. Mają przy tym pewność, że takie zgłoszenie nie będzie miało dla nich negatywnych skutków.
W większości polskich firm, pracownicy nie mają możliwości w bezpieczny sposób zgłaszać swoich problemów i wątpliwości. Procedury dotyczące tej kwestii są tylko pozorne albo skonstruowane tak, że ludzie nie wierzą w ich sens, lub boją się z nich korzystać. Boją się zarówno odwetu ze strony współpracowników, jak również tego, że ich zgłoszenie nie zostanie potraktowane poważnie.
Funkcjonowanie systemu dla sygnalistów buduje poczucie wśród pracowników, że w ich firmie nie toleruje się niewłaściwych zachowań, a wszelkie przejawy niesprawiedliwego traktowania będą piętnowane. Taka postawa na konkurencyjnym rynku pracy działa jak magnes na nowych wartościowych kandydatów oraz skutecznie zapobiega odejściom najlepszych pracowników.
Ale tu już Państwo wiecie. Jesteście tutaj, bo chcecie się dowiedzieć Jak to działa?
Pracownicy
Pracownicy mogą korzystać z naszego systemu na trzy sposoby. Mają do wyboru:
- Aplikację on-line
- Dedykowany numer telefonu
- Dedykowany adres e-mail
Wszystkie trzy kanały zapewniają całkowitą anonimowość sygnalistom.
Aplikacja SafeLink
Największe możliwości daje nasza autorska aplikacja SafeLink System.
Dostęp do aplikacji uzyskuje się poprzez login i hasło, które są wspólne dla wszystkich członków organizacji.
Sam proces dokonania zgłoszenia jest bardzo prosty. Formularz w intuicyjny sposób przeprowadza przez kolejne etapy zgłoszenia, tak żeby było ono konkretne, wartościowe i zrozumiałe.
Na początek wybieramy kategorię zgłoszenia, jeżeli żadna z wymienionych nie będzie pasowała wystarczy zaznaczyć Inne.
Następnie przechodzimy do strony, gdzie należy dokładnie opisać zgłaszaną sytuację. Formularz zawiera kilka dodatkowych pytań, które mogą pomóc w wyjaśnieniu sprawy. Ich wypełnienie nie jest konieczne. Najważniejsze jest pole Opisz sytuację. Tutaj trzeba zamieścić jak najwięcej przydatnych informacji.
Na koniec jest możliwość załączenia pliku tekstowego, audio lub video. Wszystkie pliki są czyszczone z metadanych zanim trafią do pracodawcy. Metadane to dane o danych, czyli wszystko co opisuje plik. W przypadku zdjęcia będzie na przykład, data wykonania lub miejsce, w którym zostało zrobione.
W kolejnym kroku należy zdecydować, czy podać swoje dane, czy zgłoszenie ma być anonimowe. Zaznaczenie opcji anonimowości nie ogranicza żadnych funkcji i nie powoduje, że zgłoszenie ma mniejszą wartość. Natomiast podanie swoich danych nie jest też równoznaczne z pełnym ujawnieniem. Pracodawca ma obowiązek chronić sygnalistę, zachować te dane w tajemnicy, a cały proces wyjaśniania sprawy prowadzić w sposób poufny.
Jeśli jednak zgłaszający ma jakieś obawy, nie powinien zdradzać swojej tożsamości na tym etapie. Zawsze będzie możliwość, żeby zrobić to później.
Po dokonaniu zgłoszenia system wygeneruje Numer i Pin. Są to indywidualne dane dające sygnaliście dostęp do panelu Status zgłoszenia. Dane wygenerują się tylko raz, należy je zapisać lub zapamiętać.
Panel Status zgłoszenia daje możliwość kontrolowania co się dzieje ze sprawą i utrzymywania kontaktu z pracodawcą, który ma obowiązek informowania sygnalisty o przebiegu postępowania wyjaśniającego i o działaniach następczych. Tutaj można uzupełnić swoje zgłoszenie, odpowiedzieć na ewentualne dodatkowe pytania pracodawcy. Wszystko to dzieje się oczywiście, przy zachowaniu pełnej anonimowości sygnalisty.
Na tym etapie, jeśli sygnalista widzi, że jego zgłoszenie zostało poważnie potraktowane, często decyduje się na ujawnienie swojej tożsamości, aby uwiarygodnić swoje zgłoszenie i ułatwić prowadzenie czynności wyjaśniających.
Zgłaszający nie ma oczywiście obowiązku korzystać z tych możliwości, ale może to znacznie ułatwić wyjaśnienie sprawy i przynieść oczekiwane rezultaty.
Zgłoszenie telefoniczne i mailowe
Dla tych, którzy wolą bardziej tradycyjne formy przewidzieliśmy możliwość zgłoszenia przez telefon lub napisania zwykłego maila.
Wybierając dedykowany każdej firmie numer telefonu, zgłaszający będzie mógł nagrać swoją wiadomość. Nasz system sporządzi transkrypt z tego nagrania i w tej formie przekaże go do panelu pracodawcy. Robimy to po to, żeby nie było możliwości zidentyfikowania sygnalisty po głosie. Numer telefonu, z którego przyszło połączenie również nie jest nigdzie zapisywany.
Wiadomość mailową od sygnalisty również przekazujemy do panelu pracodawcy, bez adresu, z którego przyszła.
Pracodawca
Gdy tylko pojawi się zgłoszenie od pracownika, system wysyła automatycznie wiadomość z taką informacją do pracodawcy.
W ciągu 7 dni pracodawca powinien powiadomić sygnalistę, o tym że przyjął jego zgłoszenie. Należy też poinformować o kolejnych krokach jakie zostaną podjęte w celu wyjaśnienia sprawy. Daje to sygnaliście jasną informację, że jego zgłoszenie trafiło w odpowiednie miejsce.
Od tego momentu sytem staje się bezpieczną platformą dialogu. Pozwala komunikować się ze zgłaszającym, poprosić o dodatkowe wyjaśnienia i dopytać o szczegóły. Wszystko przy zachowaniu pełnej anonimowości sygnalisty, jeśli oczywiście sobie tego życzy.
Pracodawca ma dostęp do wszystkich zgłoszeń. Pozwala je łatwo sortować przez kategorie oraz nadawać im odpowiednie statusy, w zależności od etapu na jakim jest postępowanie wyjaśniające.
System automatycznie tworzy rejestry zgłoszeń, które można łatwo eksportować. Jest to bardzo przydatna funkcjonalność, która pozwala np. szybko tworzyć raporty dla zarządu. Taki raport nie zawiera żadnych danych wrażliwych i jest wykorzystywany głównie do celów statystycznych.
Panel pracodawcy zawiera też moduł, który pozwala ewidencjonować wszystkie działania podjęte w sprawie. W jednym miejscu zbieramy wszystkie informacje dotyczące postępowania wyjaśniającego. System odnotowuje datę, oraz wymaga wskazania osoby, która daną czynność podjęła. Jest możliwość załączania plików np. protokołów ze spotkań, czy raportu końcowego.
System wysyła do pracodawcy powiadomienia o nowych zgłoszeniach i nowych wiadomościach otrzymanych od pracownika. Dodatkowo przypomni o terminach i konieczności podjęcia działań w sprawie. 5 dnia od otrzymania zgłoszenia przyśle alert przypominający o obowiązku potwierdzenia otrzymania zgłoszenia w terminie 7 dni. Będzie przypominał o sprawach, w których zbyt długo nic się nie dzieje, oraz o 3 miesięcznym terminie na zakończenie sprawy i przekazanie sygnaliście informacji na temat efektów jego zgłoszenia.
Obsługa tego narzędzia jest bardzo prosta. Prawdziwe zadanie polega na tym, żeby informacje uzyskane od sygnalisty wykorzystać w odpowiedni sposób. Zapewnić mu ochronę, przeprowadzić postępowanie wyjaśniające i wyciągnąć wnioski. Cały ten proces musi być zaplanowany wcześniej, jeszcze zanim pojawi się zgłoszenie. W tym również pomagamy, ale to temat na inną okazję.
Dlaczego pracownicy chętnie korzystają z systemu SafeLink?
Zarząd, który wyposaża swój zespół w takie narzędzie daje jasny sygnał, że w firmie obowiązują najwyższe standardy etyczne i nie ma zgody na niewłaściwe zachowanie. Ponadto pracownicy mają poczucie, że głos każdego członka organizacji jest równie ważny i nikt nie zostanie pozostawiony sam ze swoimi problemami. Pracownicy potrafią docenić takie podejście – zwłaszcza, jeśli do tej pory często czuli się bezsilni w obliczu negatywnych zjawisk.
Wszystkie zgłoszenia są w pełni anonimowe. Dzięki temu pracownik nie musi się obawiać negatywnych konsekwencji swojej interwencji. Nie naraża się na odwet ze strony przełożonych, czy szykany ze strony współpracowników. Ponadto, dzięki anonimowości, pracownicy chętniej dzielą się informacjami o negatywnych zachowaniach, które wprawdzie nie dotykają ich bezpośrednio, ale obiektywnie są nieuczciwe i szkodzą firmie.
Nie jest natomiast prawdą to, że anonimowość powoduje lawinę fałszywych i złośliwych zgłoszeń. Pracownicy, którzy naprawdę rozumieją jaki jest cel działania systemu, bedą wykorzystywali narzędzie w sposób odpowiedzialny.
Obsługa przez niezależny podmiot wzmacnia poczucie bezpieczeństwa i pewność, że zgłoszenie będzie rzeczywiście anonimowe i zostanie potraktowane poważnie.
Jak zacząć korzystać z systemu SafeLink?
Jeśli jesteś zainteresowany naszym rozwiązaniem, zachęcamy do umówienia się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem.