Nowoczesny HR
Human Resources, czyli Zasoby Ludzkie to obecnie najbardziej zyskujący na znaczeniu dział każdej firmy. Kiedyś kojarzony tylko z rekrutacją, teraz zajmuje strategiczne miejsce w strukturach organizacji. Szefowie HR to już nie tylko doradcy kierownictwa, co raz częściej pełnią funkcje w zarządach firm.
I nie ma się czemu dziwić. HR jest odpowiedzialny za sprawy związane z najcenniejszym kapitałem każdego przedsiębiorstwa, czyli ludźmi. Głównymi zadaniami HR jest pozyskanie odpowiednich osób oraz utrzymanie najlepszych. Dbanie o stały rozwój pracowników i utrzymywanie ich motywacji do wydajnej pracy na rzecz firmy. HR-y zajmują się więc selekcją oraz oceną pracowników, rekrutacją i oczywiście zwolnieniami. Ale również problemami i konfliktami między nimi.
HR kreuje i dba o dobry wizerunek firmy na zewnątrz. Te działania są nakierowane na to by zachęcić najodpowiedniejszych kandydatów do pracy, ale również dają sygnał klientom, o wysokich standardach panujących w firmie. „Popatrzcie jak dbamy o swoich ludzi, jakim fajnym miejscem jesteśmy!”. W obecnych czasach jest to niezmiernie ważne i daje dużą przewagę konkurencyjną. Nieważne, że coś robisz lepiej albo taniej, jeśli przy tym nie liczysz się z ludźmi, którzy na to pracują.
W tym artykule pokażemy jak sprawnie funkcjonujący system dla sygnalistów, może pomóc w realizacji tych zadań. Dlatego najpierw krótko o tym co to jest…
System dla sygnalistów
To zbiór narzędzi, które pozwalają wszystkim pracownikom w bezpieczny sposób zgłaszać wszelkie swoje problemy. Nieprzyjemne sytuacje, naganne zachowanie kolegów, nadużycia, przypadki łamania procedur, czy wręcz czyny przestępcze. Anonimowość jaką gwarantuje system powoduje, że nie obawiają się konsekwencji swojego zgłoszenia, zwłaszcza odwetu przełożonych, czy ostracyzmu ze strony kolegów.
Funkcjonowanie systemu dla sygnalistów sprawia, że pracownicy czują się bezpiecznie. Znają dobrze zasady panujące w firmie i wiedzą jak się zachować w kryzysowej sytuacji. Mają świadomość, że nie są pozostawieni sami sobie. W wielu polskich firmach, nie można liczyć na taki komfort. Problemy są bagatelizowane, lub świadomie ignorowane. Pracownicy, którzy padają ofiarą mobbingu, czy dyskryminacji muszą radzić sobie sami, a często sobie nie radzą. Najczęściej kończy się to odejściem z pracy, czasami w sądzie. Do tego firma nie jest świadoma innych występujących nadużyć, kradzieży, oszustw marnotrawstwa, bo o takich przypadkach pracownicy też nie informują, mimo że często mają wiedzę na ten temat.
Rekrutacja, rotacja i zwolnienia
Funkcjonujący w firmie system dla sygnalistów to jasna deklaracja. Chcemy, żebyście mówili o swoich problemach, chcemy zrobić wszystko, żeby przeciwdziałać negatywnym zjawiskom. Tak ewidentna promocja kultury speak up, może być magnesem dla wielu wartościowych pracowników. Zwłaszcza teraz, kiedy nie jest to jeszcze powszechne podejście. Firma jawi się jako nowoczesna, otwarta na pracownika i transparentna organizacja. Każdy woli pracować dla organizacji, która ma taki wizerunek.
Rekrutacja i wdrożenie nowego pracownika to proces kosztowny i czasochłonny, dlatego warto robić wszystko, żeby utrzymać tych, w których już się zainwestowało. Możliwość anonimowego zgłaszania i otrzymania pomocy w trudnych sytuacjach powoduje mniejszą rotację zatrudnienia. Osoba, która spotyka się z niesprawiedliwością lub złym traktowaniem, wie że nie musi od razu szukać nowej pracy. Ma inne wyjście i może liczyć na stosowną rekcję firmy. Ile razy zdarza się, że wartościowy pracownik odchodzi bez wyraźnego powodu, sytuacja się powtarza z innym, a zarząd nie rozumie dlaczego tak się dzieje. Jest duża szansa, że po wdrożeniu systemu dla sygnalistów uda się zidentyfikować ten powód.
Pracownicy są najlepszym źródłem wiedzy na temat tego co się dzieje w firmie. Zgłoszenia nie dotyczą tylko negatywnych zdarzeń, które dotykają ich osobiście. Skutecznie działający system pozwoli uzyskać informacje na temat oszustw, kradzieży, korupcji, czy współpracy z konkurencją. Dzięki temu szybciej będzie można zidentyfikować osoby, które działają na szkodę organizacji. Według raportu ACFE z 2020 roku aż 43% wszystkich wykrytych nadużyć w firmach doszło do skutku dzięki zgłoszeniom sygnalistów.
Ewaluacja pracowników
Cyklicznej oceny pracowników dokonuje się w celu mierzenia ich rozwoju, zaangażowania i przydatności dla przedsiębiorstwa. Na jej podstawie można budować strategię kadrową. W czyj rozwój warto zainwestować, kto ma najlepsze predyspozycje do konkretnych zadań, komu należy się awans i w końcu kto jest obciążeniem dla organizacji.
Ewaluacji dokonuje się na podstawie obserwacji pracowników, różnego rodzaju testów kompetencyjnych, ankiet badających poziom zadowalania i zaangażowania oraz opinii przełożonych. Na rynku dostępne są profesjonalne i rozbudowane narzędzia, które mają ułatwiać ten proces i dawać jak najrzetelniejsze wyniki. Wszystko to opiera się na zebranych danych i dlatego nigdy nie ma pewności co do poprawności oceny. Jeśli jakieś informacje nie są znane osobom dokonującym oceny, to oczywiście nie zostaną wzięte pod uwagę.
I tu znów z pomocą przychodzą sygnaliści. Dzięki nim możemy zyskać dostęp do informacji, które będą miały kluczowe znaczenie dla poprawnej oceny. Informacje uzyskane np. od podwładnych na temat nadużyć, czy niestosownego zachowania przełożonego, mogą diametralnie zmienić obraz danej osoby. Z drugiej strony, brak takich zgłoszeń, będzie tylko potwierdzał poprawność przeprowadzonego procesu ewaluacyjnego.
Atmosfera w pracy
Zapewnienie dobrej atmosfery w pracy to jedno z ważniejszych zadań HR. Pracownicy spędzają w pracy ponad połowę swojego dnia, dlatego jest tak ważne, żeby go spędzać w przyjaznych i bezpiecznych warunkach, z ludźmi, których się lubi. Ma to bezpośrednie przełożenie na zadowolenie pracowników, z niego wynika zaangażowanie w pracę, a to natomiast gwarantuje osiąganie celów i rozwój całego przedsiębiorstwa. Dlatego HR tak dużo uwagi poświęca integracji pracowników, usprawnia procesy i zapewnia różnego rodzaju udogodnienia.
Ważną częścią tego zdania jest rozwiązywanie konfliktów jakie mogą się pojawić między pracownikami. Dzięki zgłoszeniom od sygnalistów, można takie sytuacje dużo szybciej wykrywać i podjąć działania, które nie pozwolą konfliktom eskalować. Pozwala to też identyfikować osoby, które mają negatywny wpływ na atmosferę. Cała ciężka praca włożona w zapewnienie jak najlepszych warunków, może pójść na marne, jeśli w zespole są osoby, które nie potrafią współpracować z innymi.
Podsumowanie
Wszystkie wyżej wymienione zadania HR są realizowane zarówno, dla dobra całej organizacji jak i indywidualnych pracowników. Jedno jest ściśle związane z drugim. Podobnie system dla sygnalistów. Z jednej strony chroni pracownika, dając mu możliwość poinformowania o sytuacjach, dla niego groźnych lub nieprzyjemnych (mobbing, molestowanie, dyskryminacja, niesprawiedliwe traktowanie). Z drugiej strony jest to system alarmowy dla organizacji, który pozwala na czas identyfikować naruszenia i im przeciwdziałać.
Skuteczne wykonywanie zadań HR wymaga dysponowania szeroką wiedzą na temat funkcjonowania całego zespołu, jak i sytuacji poszczególnych pracowników. Dlatego właśnie system dla sygnalistów jest tak przydatnym narzędziem dla działu HR. Jest to po prostu źródło dodatkowej i cennej wiedzy.
Wracając do dbania o wizerunek firmy. W organizacji, w której HR korzysta z systemu dla sygnalistów, na czas identyfikuje zagrożenia i rozwiązuje problemy dużo rzadziej będzie dochodziło do wycieku nieprzyjemnych informacji na zewnątrz. Pracownicy nie są bezsilni w przypadku trudnych sytuacji, mają odpowiednie narzędzie, do tego żeby sobie z tym radzić. Nie muszą dawać upustu swojej frustracji w internecie.
Na koniec jeszcze jedna bardzo ważna korzyć systemu, czyli jego funkcja prewencyjna. Pracownicy, niezależnie od zajmowanego stanowiska, mając świadomość działania systemu zachowują wyższe standardy pracy i rzadziej pozwalają sobie na poważne uchybienia. Łatwość z jaką każda nieprawidłowość, czy niestosowne zachowanie mogą zostać zgłoszone powoduje wyeliminowanie wielu takich przypadków.
Autor: Jakub Niemoczyński – Dyrektor Generalny SafeLink.pl 🔹 Radca prawny 🔹 Compliance Officer (ACO)