Nadużycia i nieprawidłowości w miejscu pracy to problem, który dotyka niemal każdą polską firmę. Badania Euler Herems wykazały, że ponad 75% przedsiębiorstw dotknęły bezprawne i nieuczciwe działania pracowników. Większość z nich jednak nie zostaje zgłoszona. Skala tego zjawiska jest więc trudna do sprecyzowania. Można jednak przypuszczać, że jest to zjawisko powszechne, a w zasadzie to codzienne. Problem dotyczy w równym stopniu wielkich firm jak i sektora MŚP.
Choć zarówno szeregowi pracownicy, jak i kadra zarządzająca, mają niejednokrotnie wiedzę na temat nieprawidłowości w miejscu pracy, to nie decydują się na ich zgłoszenie. Jest to podyktowane m.in. presją ekonomiczną, psychiczną czy obawą o działania odwetowe.
Niezgłaszanie działań na szkodę firmy to nie tylko straty finansowe. Przekłada się to na morale zespołu, sukces biznesowy, zaangażowanie pracowników czy wizerunek przedsiębiorstwa. Skutki mogą również dotyczyć bezpieczeństwa miejsca pracy. Wielka Brytania podjęła decyzję o wprowadzeniu ustawy chroniącej sygnalistów po raporcie analizującym największe katastrofy z ostatniej dekady. Wniosek, jaki został przedstawiony był taki, że w każdej z tych sytuacji pracownicy zdawali sobie sprawę z niebezpiecznych warunków pracy bądź potencjalnego ryzyka dla firmy. Nie zdecydowali się jednak na zgłoszenie nieprawidłowości, ze względu na brak odpowiednich procedur i ochrony.
Nieprawidłowości w miejscu pracy to nie tylko tragedie związane z nieodpowiednimi warunkami pracy. Są to zazwyczaj drobne, mało zauważalne działania, które sprawiają, że jest to zjawisko niezwykle powszechne. Określa się je mianem anomii pracowniczej.
Anomia pracownicza
Anomia pracownicza to zjawisko, które polega na oszukiwaniu pracodawcy, nieprzestrzeganiu obowiązujących norm, działaniach doprowadzających firmę do strat finansowych. Anomia najczęściej dotyczy 3 aspektów: czasu pracy, pieniędzy lub towarów.
Działania związane z nadużyciami czasu pracy to m.in. przedłużanie przerw, załatwianie prywatnych spraw w trakcie pracy lub korzystanie z mediów społecznościowych zamiast wykonywania obowiązków służbowych.
Czynności anonimijne powiązane z pieniędzmi opierają się głównie na przyjmowaniu od klientów prezentów, co narusza regulamin i standardy obowiązujące w firmie. To też nieprawidłowe rozliczanie delegacji, czy godzin nadliczbowych.
W kwestii towarów najczęściej występujące działania to wynoszenie sprzętu biurowego (papier, tonery, długopisy), artykułów spożywczych, środków czystości, towarów sprzedawanych przez firmę bądź wykorzystywanie sprzętu służbowego do celów prywatnych.
Anomia pracownicza spowodowana jest nieodpowiednią strukturą organizacyjną (brak systemów, procesów, procedur) lub złym zarządzaniem. Powodem jest też niska świadomość pracowników, przyzwyczajenia i stałe zachowania, które odbierane są jako normy i zostają akceptowane przez środowisko pracy. Działania o charakterze anomii występują w każdej organizacji, co oznacza, że zawsze jest jej pewien podstawowy, wyjściowy poziom. Wynika to z problemu kontroli wszystkich aspektów działalności przedsiębiorstwa.
Jak wykazały badania socjologów, obecność anomii pracowniczej powoduje, że liczba takich zachowań stopniowo wzrasta, Z drugiej strony zmniejsza się ilość pozytywnych aspektów relacyjnych jak: współpraca, zadowolenie z pracy, wzajemne wsparcie i nauka, zaangażowanie w wykonywane obowiązki. Zachowania anonimijne doprowadzają nie tylko do widocznych strat finansowych, ale odbijają się na jakości i motywacji do pracy.
Można jej zapobiec lub zmniejszyć skalę poprzez odpowiednie podejście do pracownika. Traktując go podmiotowo, jako partnera, który ma poczucie, że wykonywane przez niego obowiązki są istotne, ma spełnioną potrzebę szacunku, godności i wysłuchania, zwiększa się jego stopień identyfikacji z firmą i oddanie obowiązkom. W tym celu należy dokładnie określić skalę tego zjawiska i wprowadzić działania mające jej przeciwdziałać. Pomóc w tym może wewnętrzny system dla sygnalistów.
Wewnętrzny system do zgłaszania nieprawidłowości
W większości polskich firm nie istnieją odpowiednie procedury umożliwiające zgłaszanie nieprawidłowości lub są nieskuteczne, nie zapewniają anonimowości i odpowiedniej ochrony przed działaniami odwetowymi. Do tej pory zapewnienie takiego systemu było wyborem pracodawcy, jednak od grudnia część podmiotów będzie musiała wprowadzić wewnętrzne kanały dla sygnalistów. Nie jest to jednak przykry obowiązek, gdyż taki system niesie ze sobą wiele korzyści dla obu stron.
Wewnętrzny system zapewnia przede wszystkim anonimowość sygnaliście, co chroni go przed działaniami odwetowymi. Jest to niezwykle ważne z punktu widzenia pracowników, gdyż obawiają się konsekwencji wynikających z ujawnienia takich informacji. Anonimowość zgłoszenia będzie kluczowym elementem, zachęcający do dzielenia się wiedzą.
Wewnętrzny system dla sygnalistów nie tylko dostarcza informacji na temat nadużyć i potencjalnego ryzyka lub kryzysu z nich wynikającego, ale także oferuje procedury postępowania, szkolenia i pomoc specjalistów w rozwiązaniu powstałych problemów.
Szeroka wiedza na temat każdego aspektu działania firmy jaką dysponują jej pracownicy przełoży się na korzyści dla całej organizacji. Dzięki niej można zniwelować zagrożenia wewnętrzne i nieuczciwe, łamiące normy zachowania, powodujące szkody dla przedsiębiorstwa.
System spełnia także funkcję prewencyjną. Świadomość pracowników odnośnie łatwego sposobu na zgłoszenie nieprawidłowości powstrzymuje ich od podejmowania takich działań. Jak zostało przedstawione wyżej, niższy poziom anomii pracowniczej wpływa natomiast na zaangażowanie i motywację do pracy.
Wizerunek firmy
Funkcjonowanie systemu sprawia, że firma postrzegana jest także jako transparentne i etyczne miejsce pracy. Ma to pozytywny wpływ na jej wizerunek, ponieważ świadczy o odpowiedzialnym zarządzaniu ryzykiem, rozwoju procedur zwiększających bezpieczeństwo i dbałości o pracownika.
Każde przedsiębiorstwo ponosi odpowiedzialność zarówno za zatrudnionych pracowników, jak i swoich klientów. Etyka biznesu pełni kluczową rolę w budowaniu wizerunku firmy – wewnętrznego oraz zewnętrznego. Obrazuje relacje pomiędzy przedsiębiorstwem a pracownikami, klientami, partnerami czy nawet konkurencją. Decyzje z nią związane dotykają każdego z tych podmiotów. Warto więc podejmować działania zgodne z etyką biznesu, ponieważ dzięki temu można mieć realny wpływ na ochronę firmy przed stratami wizerunkowymi lub finansowymi. Uwzględnianie w decyzjach i procesach opinii pracowników, partnerów, wspólników pozwala na zbudowanie przedsiębiorstwa otwartego i odpowiedzialnego.
Zapewnienie systemu dla sygnalistów pozwoli nie tylko na ograniczenie anomii pracowniczej, ale umożliwi zgłaszanie szeregu innych nieprawidłowości.
Czego najczęściej dotyczą zgłoszenia nieprawidłowości?
Wśród zgłoszeń można wyróżnić 4 główne kategorie nadużyć. Dotyczą one sytuacji mających negatywny wpływ na pojedynczą jednostkę czy na funkcjonowanie całej organizacji. Zgłaszane przypadki mogą mieć poważne konsekwencje, ale są to też z pozoru niewielkie nadużycia, które w długofalowej perspektywie przynoszą straty o istotnym i przede wszystkim stałym charakterze.
Pierwszą kategorią są zgłoszenia dotyczące wszelkich wewnętrznych nieprawidłowości w miejscu pracy. Można do nich zaliczyć nieprzestrzeganie zasad BHP lub wewnętrznych procedur bądź ich całkowity brak, nepotyzm, kumoterstwo, klientelizm, konflikt interesów, czy współpracę z konkurencją.
Druga kategoria to czyny przestępcze, które niosą ze sobą szczególnie straty finansowe. Są to między innymi: kradzież mienia, pieniędzy lub własności intelektualnej, nadużycia księgowe, niewłaściwe rozporządzanie mieniem przedsiębiorstwa, korupcja. W wypadku ujawnienia takich informacji opinii publicznej wiążę się z trudnym do przejścia kryzysem wizerunkowym organizacji, a czasem długotrwałą utratą zaufania.
Kolejny rodzaj zgłoszeń to informacje dotyczące niewłaściwej relacji pomiędzy zatrudnionymi, takich jak dyskryminacja, molestowanie, mobbing, szantaż, niesprawiedliwe traktowanie. Istnienie anonimowego systemu dla zgłaszania nieprawidłowości jest kluczowe dla wykrywania takich nadużyć, ponieważ zapewnia pokrzywdzonemu pełną poufność i bezpieczeństwo. Zgłoszenia nie muszą dotyczyć osób na wyższych stanowiskach czy działań na szkodę pracodawcy. Nie zawsze dotyczą też relacji szef – podwładny. System pełni zasadniczą rolę w wykrywaniu nadużyć w relacji pomiędzy szeregowymi pracownikami.
Ostatnia kategoria to wszelkie nieuczciwe, niezgodne z normami działania, będące przejawem wspomnianej wyżej anomii pracowniczej. Choć często są to działania niewielkie, to ich ilość i częstotliwość może również skutkować poważnymi stratami.
Nadużycia w miejscu pracy są szerokim i powszechnym zjawiskiem, które może nieść ze sobą negatywne konsekwencje – od finansowych przez wizerunkowe. Warto więc podejmować wypróbowane i skuteczne działania, żeby nieprawidłowościom przeciwdziałać.
Firmy, które opierają swoją działalność i strukturę o autentyczne przywództwo, przejrzystość oraz otwartość lepiej przechodzą ewentualne kryzysy. W przypadku ich wystąpienia, jest im także łatwiej zarządzać sytuacją kryzysową i minimalizować starty.
Artykuł pojawił się również Gazeta MSP Nr 8/2021
https://biznes2biznes.com/materialy/GazetaMSP_08-2021/GazetaMSP_08_2021.pdf
Autor: Jakub Niemoczyński 🔹 Dyrektor Generalny SafeLink.pl🔹 Radca Prawny🔹Compliance Officer (ACO)