Artykuł ma na celu przedstawienie podstawowych informacji na temat wewnętrznych systemów do anonimowych zgłoszeń. Postaram się pokazać, że mimo skomplikowanej nazwy jest to bardzo proste i przydatne narzędzie, które ma pozytywny wpływ na funkcjonowanie każdej organizacji.
Co to jest?
System whistleblowing to system alarmowy, który ma za zadanie ostrzegać firmę o zdarzeniach i nieprawidłowościach, które mogą być potencjalnym zagrożeniem dla jej funkcjonowania. Wykrycie negatywnych zjawisk na wczesnym etapie i podjęcie adekwatnych działań jest najskuteczniejszą metodą zapobiegania stratom.
Pomysł jest bardzo prosty i polega na stworzeniu bezpiecznego kanału komunikacji między wszystkimi członkami organizacji, a kierownictwem. Jego główną cechą jest anonimowość. Pracownicy każdego szczebla mogą bez obaw zgłaszać wszelkie nieprawidłowości, nadużycia, czy nieodpowiednie zachowania swoich kolegów i przełożonych. Chodzi tu o wszystkie negatywne sytuacje, które dotykają ich bezpośrednio, takie jak mobbing, czy dyskryminacja, ale również o zjawiska, które są szkodliwe dla pracodawcy – kradzieże, oszustwa, czy wynoszenie tajemnic firmowych.
Źródło wiedzy
Wnioski z „Raport to the Nations 2020”, globalnego badania dotyczącego nadużyć pracowniczych, przygotowanego przez Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) są jednoznaczne. Najskuteczniejszą metodą identyfikowania zagrożeń występujących wewnątrz organizacji są informacje uzyskane od sygnalistów. Ponad 43% przypadków naruszeń zostało wykrytych właśnie w ten sposób. Drugie miejsce na liście zajął audyt wewnętrzny (15%). Jestem pewien, że w organizacji, w której będzie funkcjonował profesjonalny system do anonimowych zgłoszeń, ten procent będzie jeszcze większy.
Osoby odpowiedzialne za kierowanie firmą zyskują dostęp do wiedzy i faktów, które mają realny wpływ na podejmowane decyzje – dzięki temu mogą szybko reagować na występujące nieprawidłowości i w ten sposób ograniczać straty. Więcej na ten temat można przeczytać w innej mojej publikacji: Whistleblownig – korzyści dla firmy.
Jak to działa?
Oczywiście między różnymi ofertami będą występowały w tym względzie rozbieżności. To dobry moment na to, by opowiedzieć, jak działa nasz system – SafeLink.pl.
Pracownicy dokonują anonimowego zgłoszenia. Mają do dyspozycji narzędzie on-line, dedykowany numer telefonu lub dedykowaną skrzynkę e-mail. Pracodawca może się komunikować ze zgłaszającym za pomocą narzędzia w taki sposób, że anonimowość sygnalisty zostaje zachowana. Jest to bardzo przydatne przy próbie wyjaśnienia sprawy. Ta opcja pozwala zadać pytania i uzyskać dodatkowe informacje. Obsługa całego procesu przez zewnętrzny podmiot wzmacnia poczucie, że jest to bezpieczny kanał przekazywania informacji.
Reakcja na zgłoszenie zależy już od pracodawcy, ale w SafeLink.pl wiemy, że jest to niezmiernie ważny element całego procesu. Po pierwsze – musi nastąpić „jakaś” reakcja! W ciągu 7 dni należy poinformować sygnalistę, że zgłoszenie dotarło i zapewnić, że zostaną podjęte działania wyjaśniające. Brak takiej reakcji i brak realnych działań spowoduje utratę zaufania do sensu zgłaszania czegokolwiek.
Dlatego udostępniamy klientom modelową procedurę postępowania ze zgłoszeniami, którą należy oczywiście dostosować do warunków konkretnej organizacji. Dzięki temu, większość przypadków można załatwić własnymi zasobami, w ramach swojej organizacji. Natomiast w sytuacjach poważnych i skomplikowanych nie pozostawiamy firmy samej sobie – nasi eksperci aktywnie uczestniczą w procesie wyjaśniania i rozwiązywania problemu. Nadzorują wprowadzenie w życie działań naprawczych i rekomendują wdrożenie odpowiednich środków zapobiegających występowaniu podobnych zjawisk w przyszłości.
Wdrożenie systemu
Odpowiednie wdrożenie jest niezbędnym warunkiem jaki trzeba spełnić, żeby system skutecznie funkcjonował i zapewniał ochronę zarówno pracodawcy jak i pracownikom. Oczywiście najważniejsza jest tu aktywna postawa osób z „samej góry” organizacji. To zarząd jest odpowiedzialny za to, by jasno przekazać jakie zasady i standardy etyczne obowiązują w firmie, co jest niedopuszczalne i jakie zachowania nie będą tolerowane.
Pracownicy muszą zrozumieć i czuć, że system jest narzędziem, które ma za zadanie ich chronić. W sytuacjach, gdy dzieje się coś niewłaściwego, mogą bezpiecznie o tym powiedzieć, a ich głos zostanie wysłuchany i nie zostaną pozostawieni sami sobie ze swoimi problemami. Ponadto ich aktywna postawa może mieć realny wpływ na poprawę funkcjonowania całej organizacji.
W SafeLink.pl przykładamy ogromną uwagę do odpowiedniego wdrożenia systemu i przejmujemy wiele obowiązków z tym związanych. Nasze działania nie ograniczają się do wyposażenia firmy w materiały edukacyjne i podłączenia systemu. Doradzamy i prowadzimy konsultacje z osobami odpowiedzialnymi za wdrożenie po stronie klienta, a co najważniejsze – przeprowadzamy gruntowne szkolenia pracowników i prowadzimy wśród nich kampanię edukacyjną. I to nie tylko na początku, ale przez cały czas współpracy.
Whistleblowing a prawo
Na koniec jeszcze jedna kwestia, której nie można pominąć, kiedy mówimy o systemach whistleblowing – prawo. Już dziś wdrożenie procedur do anonimowych zgłoszeń jest obowiązkiem spółek emitujących papiery wartościowe oraz firm z sektora finansowego.
Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii rozpoczęło właśnie prace legislacyjne mające na celu implementację dyrektywy UE 2019/1937. W grudniu 2021 roku zaczną obowiązywać przepisy, które nałożą na polskich przedsiębiorców obowiązek wdrożenia systemu do anonimowych zgłoszeń. Na początku będzie to dotyczyło firm zatrudniających powyżej 250 pracowników. Dwa lata później obowiązkiem zostaną objęte firmy mające minimum 50 pracowników.
Systemy whistleblowing do tej pory były spotykane tylko w wielkich międzynarodowych korporacjach, ale dziś polscy przedsiębiorcy, również z sektora MŚP, mogą czerpać korzyści z ich działania w swoich firmach. Nie wymaga to żadnych inwestycji. Nie trzeba mieć rozbudowanych działów prawnych i profesjonalnego zespołu do spraw compliance. Jest to usługa, którą można wykupić jak wiele innych. Większość obowiązków związanych z wdrożeniem i funkcjonowaniem przejmuje dostawca. Przedsiębiorcy pozostaje mądrze i odpowiedzialnie korzystać z wiedzy, jaką uzyska za pośrednictwem systemu.
Autor: Jakub Niemoczyński – Dyrektor Generalny SafeLink Sp z o.o.