Profesjonalne systemy do anonimowych zgłoszeń nieprawidłowości są nowością w polskiej rzeczywistości biznesowej, dlatego menadżerowie nie wiedzą do czego te systemy służą i jak z nich korzystać. Zainteresowanie tego typu usługą wykazują firmy, które mają obowiązek prawny wprowadzania kompleksowych rozwiązań, czyli sektor finansowy oraz firmy emitujące papiery wartościowe. Podmioty te chcą zabezpieczyć się przed kontrolami i dostosować swoją działalność do wymogów. Dopiero z czasem odkrywają, że system przynosi wiele innych korzyści, na czele z usprawnieniem procesów zarządzania.
Pracownicy – źródło wiedzy!
Dobre zarządzanie to podejmowanie odpowiednich decyzji, a te podejmuje się na podstawie wiedzy i faktów. Działanie systemu w organizacji daje kadrze zarządzającej dostęp do wiedzy, a największą wiedzę na ten temat wewnętrznego funkcjonowania przedsiębiorstwa mają szeregowi pracownicy. To ich najczęściej dotykają negatywne zjawiska, to oni są często pokrzywdzeni lub są bezpośrednimi świadkami nagannych zachowań.
Systemy do anonimowych zgłoszeń są przeznaczone do użytku przez wszystkich członków organizacji, niezależnie od pełnionej funkcji i pozycji w hierarchii firmowej. Każde zgłoszenie jest anonimowe i w założeniu powinno trafiać do osoby na samym szczycie organizacji, czyli prezesa lub właściciela. Do tego obsługą zgłoszeń zajmuje się zewnętrzny i profesjonalny podmiot.
Te trzy czynniki sprawiają, że pracownicy nie muszą się obawiać działań odwetowych ze strony współpracowników, czy przełożonych. Mogą mieć nadzieję, że ich głos zostanie usłyszany i poważnie potraktowany. Już samo to, że pracodawca namawia pracowników do dzielenia się swoimi problemami, buduje przekonanie, że w firmie nie toleruje się niewłaściwego zachowania, a wszelkie przejawy niesprawiedliwego, czy dyskryminującego zachowania będą piętnowane. To wszystko sprawia, że pracownicy chętnie będą korzystać z systemu.
Rodzaje zgłoszeń
Zgłoszenia będą dotyczyły wszelkich sytuacji, które wpływają negatywnie na osobistą sytuację zgłaszającego, czyli np. dyskryminacja, czy molestowanie. Mogą dotyczyć sytuacji, w których zgłaszający jest świadkiem nieodpowiedniego zachowania w stosunku do innej osoby. Tak się dzieje często w przypadku mobbingu, ponieważ ofiara rzadko ma w sobie tyle siły, żeby się przeciwstawić i zareagować.
Kolejną kategorią zgłoszeń są informacje na temat sytuacji, które bezpośrednio szkodzą firmie. Pracownicy, którzy mogą liczyć na anonimowość, informują o nagannym zachowaniu swoich współpracowników, o przypadkach kradzieży, oszustwach finansowych, nadużyciach księgowych, korupcji, czy współpracy z konkurencją.
Zgłoszenia będą oczywiście dotyczyły też mniej znaczących przypadków nieuczciwego zachowania, takich jak nieuzasadnione wykorzystywanie sprzętu firmowego, nadużycia przy rozliczaniu godzin nadliczbowych, czy posługiwanie się fałszywymi zwolnieniami lekarskimi. Nie są to sytuacje, które zagrażają istnieniu firmy, ale przynoszą stałe i znaczące straty.
Pomoc, czy kłopot?
Możliwość wykrycia oszustów przed tym, jak ich działania spowodują straty finansowe. Identyfikacja mobbera zanim wyrządzi komuś krzywdę lub zepsuje atmosferę w całym zespole. Wykrycie skandalicznego zachowania pracownika i odpowiednia reakcja, zanim nastąpi wyciek do opinii publicznej i zniszczenie wizerunku firmy, na który pracuje się latami.
Odpowiedź wydaje się oczywista, aczkolwiek są tacy, którzy powiedzą: „U nas takie rzeczy nie mają miejsca, a jeśli nawet, to nie chce nic na ten temat wiedzieć. Nie zamierzam otwierać tej puszki Pandory”. Czasy jednak się zmieniły, pracownicy są bardziej świadomi, możliwości nagrywania i dzielenia się informacjami na bieżąco z całym światem są nieograniczone. Ta „puszka” otworzy się sama. Odwracanie wzroku od problemów nie jest rozwiązaniem.
Oczywiście, wśród kadry zarządzającej jest duża obawa przed zgłoszeniami, zwłaszcza tej pierwszej kategorii. Mobbing to okropne słowo, a molestowanie seksualne nikomu nie przejdzie nawet przez gardło. Niepotrzebnie, ponieważ po pierwsze wiedzę o tych zdarzeniach otrzymujemy jako pierwsi przez wewnętrzny kanał firmowy, a nie z internetu wraz z całą opinią publiczną lub z pozwu sądowego. Po drugie, usługi te nazywane są systemami, bo nie ograniczają się jedynie do stworzenia platformy zgłoszeniowej, ale oferują też odpowiednie procedury postępowania, szkolenia i pomoc specjalistów w rozwiązywaniu trudnych problemów.
Efektywny nadzór i sprawna kontrola
W warunkach organizacji o skomplikowanej strukturze, zatrudniającej wiele osób na różnych stanowiskach nie da się kontrolować wszystkich pracowników i odpowiednio szybko identyfikować zagrożenia. Mimo najlepszych chęci i świetnej organizacji zawsze mogą się zdarzyć niepożądane sytuacje, o których zarząd nie ma wiedzy. W każdym zespole może trafić się pracownik, którego działania mają negatywny skutek dla całego przedsiębiorstwa. Bardzo rzadko udaje się wykryć na czas nadużycia, a najczęściej dowiadujemy się o nich zbyt późno lub wcale. To, że nadużycia nie są identyfikowane, nie znaczy, że nie występują. Według badań Euler Herems ponad 75% polskich firm cierpi z powodu bezprawnych i nieuczciwych działań pracowników.
W czasach pandemii, gdy wiele firm musi organizować pracę w formacie zdalnym problem ten narasta, a kontrola nad tym, co się dzieje w firmie jest utrudniona. Coraz większe wymagania ze strony przełożonych i brak osobistego kontaktu z kadrą zarządzającą powodują poczucie bezsilności wśród wielu pracowników, a w związku z tym spadek zaangażowania i efektywności. W rezultacie dochodzi do tego, że wylewają oni swoje frustracje i żale anonimowo, na forum publicznym.
Wydaje się, że nie ma prostszego sposobu na kontrolę tego, co się dzieje wewnątrz firmy niż wykorzystanie wiedzy pracowników i wsłuchanie się w ich głos. System do anonimowych zgłoszeń dla każdego prezesa, czy właściciela firmy, który będzie chciał z niego skorzystać, stanie się nieodzownym narzędziem ułatwiającym pozyskiwanie wrażliwych informacji, reagowanie na niebezpieczeństwa i podejmowanie mądrych decyzji w celu ochrony swego przedsiębiorstwa.
Autor: Jakub Niemoczyński – Dyrektor Generalny SafeLink.pl