Temat sygnalistów zyskuje ostatnio na popularności w związku z unijną dyrektywą 2019/1937, potocznie zwaną „dyrektywą o ochronie sygnalistów”. Właśnie trwają prace nad polską ustawą w tym zakresie. Już w grudniu tego roku podmioty administracji publicznej, organy samorządu i prywatne firmy zatrudniające powyżej 250 osób, będą musiały zapewnić warunki umożliwiające pracownikom bezpieczne zgłaszanie wszelkich wewnętrznych nieprawidłowości i nadużyć.
Firmy z sektora MŚP zostaną objęte tym obowiązkiem dopiero za dwa lata. Czy warto więc w ogóle o tym pisać w Gazecie MŚP, przecież czytelników, przynajmniej na razie to nie dotyczy. Postaram się pokazać, że jednak ma to sens. Obowiązek to jedno, ale korzyści jakie może odnieść firma z dobrze funkcjonującego systemu dla sygnalistów to drugie.
System dla sygnalistów – co to jest?
Cały koncept jest bardzo prosty. Dajemy pracownikom możliwość bezpiecznego, zgłaszania wszelkich problemów. Mają do dyspozycji różne możliwości np. aplikację on-line, dedykowany numer telefonu i dedykowany adres e-mail, dostępne przez całą dobę. Zgłoszenia mogą być anonimowe. Ta dostępność i gwarancja anonimowości sprawiają, że pracownicy nie boją się o odwet przełożonych czy ostracyzm ze strony współpracowników np. posądzenie o donosicielstwo i wykluczenie z zespołu. Problematyczne sytuacje, niesprawiedliwe traktowanie, nieuczciwe zachowania kolegów – teraz można bezpiecznie o tym powiedzieć.
Dostęp do kanałów zgłoszeniowych można przyznać również osobom, które nie są formalnie pracownikami, ale mogą mieć wartościową wiedzę na temat funkcjonowania firmy i ewentualnych nieprawidłowości. Stali dostawcy, kontrahenci czy podwykonawcy.
Pracodawca zyskuje dostęp do wiedzy, która do tej pory była poza jego zasięgiem. Dzięki temu może dużo sprawniej kontrolować sytuację w firmie i skutecznie chronić się przed stratami finansowymi, konsekwencjami prawnymi i dbać o swój dobry wizerunek.
Rozwój firmy
Początek działania nowej firmy zawsze jest podobny. Jest pomysł, jedna lub dwie osoby, które mają chęć i wiedzę, żeby podjąć się jakiegoś wyzwania. Nie ma znaczenia, czy mówimy o przedsiębiorstwie produkcyjnym, handlowym, czy startupie z branży IT. Często właściciel zajmuje się wszystkimi sprawami sam, ma wszystko pod kontrolą, od kwestii prawnych, przez prowadzenie księgowości, organizowanie pracy, zarządzenie, promocję, pozyskiwanie klientów i wiele innych.
Wraz z rozwojem firmy pojawiają się pracownicy i delegowanie zdań. Tworzą się bardziej skomplikowane struktury, pojawiają się osoby odpowiedzialne za dane działy firmy, księgowi, sprzedawcy, informatycy. Właściciel nadal ma pieczę nad wszystkim, sam zbudował przedsiębiorstwo i ma największą wiedzę na temat jego działania. Pewnie zatrudnił i dobrze zna każdego z pracowników. Ostateczna decyzja zawsze należy do niego.
Mimo przekonania, że wszystko się kontroluje, zaczynają pojawiać się problemy. Konflikty między ludźmi, nielojalni pracownicy, rotacja zatrudnienia, kradzieże i oszustwa. Nikt się tym nie chwali, dlatego skala tych problemów nie trafia do powszechnej świadomości. Ciężko się przyznać, że firmie coś nie funkcjonuje. „U mnie to się nie zdarza” – działa tu mechanizm wyparcia albo po prostu nie zdajemy sobie z tego sprawy. Nie wiadomo co jest gorsze.
Nadużycia w MŚP?
Powtórzę tezę z wcześniejszych artykułów. Nadużycia i nieprawidłowości, które skutkują startami zdarzają się powszechnie w małych i średnich firmach. Większość z nich nie jest wykrywana. Zaryzykuję też twierdzenie, że w MŚP problem ten jest poważniejszy niż w wielkich organizacjach. Mniejsze firmy nie mają rozbudowanych działów prawnych, czy działów kontroli wewnętrznej. Nie posiadają odpowiednich procedur minimalizujących ryzyka, nie inwestują w rozwiązania compliance. Ten stan powoduje powstanie okazji, czyli jednej z najczęstszych przesłanek jakimi kierują się osoby dokonujące nadużyć. Wszyscy znamy popularne powiedzenie „Okazja czyni złodzieja”.
Okazja to poczucie bezkarności wywołane u sprawcy przez brak wystarczającej kontroli. Osoby, które dobrze poznają zasady funkcjonowania firmy, czy jakichś konkretnych procesów budują w sobie przekonanie, że mogą bez konsekwencji dopuścić się np. kradzieży, czy oszustwa. Jeśli dojdzie do tego kolejna przesłanka, jaką jest zła sytuacja finansowa tej osoby, to prawdopodobieństwo dokonania takiego czynu znacznie wzrasta.
Kolejną przesłanką jaką kierują się sprawcy nadużyć jest racjonalizacja. I ona też może mieć swoją podstawę w braku kontroli. Sprawcy sami przed sobą tłumaczą swój czyn np. tym, że inni też tak robią. Jeden przypadek powoduje następny.
Stowarzyszenie Biegłych ds. Przestępstw i Nadużyć Gospodarczych (ACFE) co roku publikuje Raport na temat nadużyć pracowniczych. W specjalnym dodatku do ostatniego raportu otrzymujemy szczegółowe dane dotyczące Europy Wschodniej. Sprawcą nadużyć jest najczęściej ok. 40 letni mężczyzna zajmujący kierownicze stanowisko. Natomiast, aż 58% oszustw została popełniona przez pracowników działających w zmowie.
Według Raportu najwięcej, bo aż 51% przypadków wykrycia nadużyć i oszustw udało się dzięki zgłoszeniom pracowników, kontrahentów i klientów. W firmach, które wdrożyły systemy dla sygnalistów było to aż 57%, przy tylko 32% wśród tych, które nie posiadały takich rozwiązań.
To wszystko jednak są rozważania ogólne i wielu właścicieli, czy zarządzających firmami nie przekona. Dlatego przedstawię kilka konkretnych przykładów często występujących nadużyć.
Kradzieże
W zależności od rodzaju przedsiębiorstwa możemy mieć do czynienia z różnymi formami kradzieży. Tutaj skupimy się tu tylko na dwóch bardzo popularnych.
Kradzieże magazynowe. Często w mniejszych firmach, brak jest podstawowej ewidencji magazynowej i procedur kotrolujących obrót aktywami. Tworzy to świetną okazję, dla sprawców kradzieży, ale nawet posiadanie takich rozwiązań, może być niewystarczające, żeby się uchronić przed tym procederem. Doświadczeni i przedsiębiorczy sprawcy łatwo obejdą formalności, dokonując fałszerstw w dokumentach inwentaryzacyjnych. Często mamy do czynienia nie z jednym sprawcą, a całą grupą. Zawsze jednak znajdą się osoby, które nie będą w tym uczestniczyły, a mogą mieć świadomość bezprawnych działań.
Częstym przypadkiem jest też kradzież środków trwałych firmy. Może się to odbywać poprzez podmienianie sprzętu na gorszy. Dzieje się tak na przykład ze sprzętem komputerowym, twarde dyski, karty graficzne… Właściciel nie jest w stanie tego łatwo wykryć. Ilość sprzętu się zgadza, numery inwentaryzacyjne również, obudowa jest oryginalna, ale wewnątrz są tańsze zamienniki. Jeśli w dziale IT pracuje więcej osób to jest duże prawdopodobieństwo, że ktoś z zespołu wykryje taki proceder, ale czy będzie chciał się konfrontować ze sprawcą?
System dla sygnalistów funkcjonujący w firmie to najlepszy sposób na wykrycie takich sytuacji. Zgłoszenia można dokonać w prosty sposób i to zupełnie anonimowo. Świadkowie lub osoby, które przypadkiem dowiedziały się o takich zdarzeniach, nie będą się obawiały o konsekwencje czy zemstę ze strony sprawców.
Oszustwa księgowe
Prowadzenie księgowości to jeden z pierwszych działów firmy, które oddajemy w ręce innych osób. Księgowość wymaga specjalistycznych umiejętności i mało kto, nie zajmujący się tym zawodowo jest w stanie odpowiednio nadzorować cały proces. „Kreatywni” księgowi, którzy zdają sobie z tego sprawę, mają duże pole do popisu i często korzystają z okazji.
Zdarzają się przypadki wyprowadzania pieniędzy z firmy i zacieranie śladów, poprzez fikcyjne zapisy w systemie księgowym. Następnie dochodzi do fałszowania danych i wykazywania nieprawdziwych wyników finansowych firmy. Znane są sytuacje, że taki proceder trwał latami, bo jego wykrycie jest bardzo trudne i najczęściej wymaga przeprowadzenia audytu wewnętrznego, ale żeby do audytu doszło trzeba mieć chociaż jakieś podejrzenia.
Takich podejrzeń można nabrać dzięki zgłoszeniom innych pracowników. Opóźnienia w wypłatach, czy bezpodstawne przetrzymywanie lub przekładanie premii na inny okres, wszystko to może być znakiem, że dochodzi do nieprawidłowości. Zatrzymane pieniądze potrzebne są, żeby wykazać je w danym momencie i zakryć powstałe braki.
Przy rozbudowanym dziale księgowości jest duża szansa, że pewne działania wzbudzą podejrzenia innego księgowego. Dzięki anonimowości jaką zapewnia system dla sygnalistów, może będzie chciał się podzielić swoimi wątpliwościami, nawet jeśli nie będzie miał wystarczających dowodów.
Prewencja
Omówiliśmy po krótce tylko dwa rodzaje nadużyć, jakie występują w firmach. Jednak lista wewnętrznych nieprawidłowości szkodliwych dla każdego przedsiębiorstwa jest dużo dłuższa. Współpraca z konkurencją, kradzież technologii czy własności intelektualnej firmy. Zachowania mające znamiona konfliktu interesów, kiedy pracownicy podejmują ważne dla firmy decyzje mając na względzie swój osobisty interes. Przypadki korupcji i łapownictwa. Nadużycia w postępowaniach zakupowych…
System dla sygnalistów będzie pomocny w wykrywaniu wszystkich tych przypadków. Zawsze wśród pracowników znajdzie się ktoś kto nie zgadza się na takie sytuacje. Dając mu do dyspozycji bezpieczne narzędzia dajemy też „okazję”, żeby wyraził swój słuszny sprzeciw i dokonał zgłoszenia.
Dobrze funkcjonujący system dla sygnalistów to też element odstraszający dla wszystkich potencjalnych sprawców. Pracownicy, niezależnie od zajmowanego stanowiska, mając świadomość działania systemu zachowują wyższe standardy pracy i rzadziej pozwalają sobie na poważne uchybienia. Łatwość z jaką każda nieprawidłowość, czy niestosowne zachowanie mogą zostać zgłoszone powoduje wyeliminowanie większości takich przypadków.
Działanie sytemu zniechęci też nieodpowiednich kandydatów do pracy.
Inwestycja w ochronę
Firmy dużo inwestują w swoje bezpieczeństwo. Systemy alarmowe, agencje ochrony mają chronić mienie. Zewnętrzne kancelarie mają rozwiązywać problemy prawne. Niektórzy korzystają z usług audytorów wewnętrznych, żeby sprawdzać bardziej skomplikowane aspekty swojej działalności. Wszystko po to, by chronić się przed startami finansowymi, wizerunkowymi i konsekwencjami prawnymi.
Teraz do dyspozycji jest jeszcze jedno proste narzędzie, które pomaga we wszystkich tych dziedzinach. Jego działanie polega na wykorzystaniu wiedzy tych, którzy są bezpośrednio związani z firmą – pracowników.
Artykuł został opublikowany w Gazecie Małych i Średnich Przedsiębiorstw Nr.10/21
Autor: Jakub Niemoczyński – Dyrektor Generalny SafeLink.pl🔹Radca Prawny🔹Officer Compliance